Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

Pracownik wykonuje czynności o charakterze:

- statycznym, związane głównie z pracą przy biurku i komputerze,

- dynamicznym, związane głównie z poruszaniem się po terenie KPRM oraz poza nim.

Większość czynności jest wykonywana w pozycji siedzącej: praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzin na dobę. Czas pracy – zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej. 

Praca na stanowisku wiąże się z nietypowymi godzinami pracy (w tym dyżury) oraz permanentną obsługą klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa).

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska opisane jest pod adresem: https://www.gov.pl/web/premier/Informacja-o-dostepnosci-KPRM-dla-osob-z-niepelnosprawnosciami

Zakres zadań

• Zapewnia właściwy obieg korespondencji wchodzącej i wychodzącej przy użyciu Elektronicznego Systemu Zarządzania Dokumentami – „EZD”, zgodnie z wymogami Instrukcji Kancelaryjnej i Rzeczowego Wykazu Akt.
• Przygotowuje bieżącą korespondencję do podpisu i dekretacji Ministra do spraw Społeczeństwa Obywatelskiego, Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego, Wiceprzewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego, Podsekretarza Stanu oraz kierownictwa departamentu.
• Prowadzi terminarz spotkań, narad i konferencji Ministra do spraw Społeczeństwa Obywatelskiego, Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego, Wiceprzewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego, Podsekretarza Stanu oraz kierownictwa departamentu, w tym zapewnia organizację i obsługę techniczną spotkań (rezerwacja sal, zgłaszanie gości, zamawianie cateringu i zgłaszanie potrzeb technicznych).
• Zapewnia obsługę telefoniczną Ministra do spraw Społeczeństwa Obywatelskiego, Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego, Wiceprzewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego, Podsekretarza Stanu oraz kierownictwa departamentu.
• Redaguje krótkie pisma, pozyskuje i gromadzi niezbędne informacje, powiela materiały, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom departamentu, monitoruje pocztę elektroniczną.
• Przechowuje kopie pism wychodzących, akta spraw, przygotowuje i przekazuje dokumentację Departamentu do Archiwum Rady Ministrów KPRM.

Wymagania niezbędne

• Powyżej 1 roku doświadczenia zawodowego w jednostkach sektora finansów publicznych w zakresie obsługi sekretariatu
• Znajomość przepisów: z zakresu zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
• Znajomość języka angielskiego na poziomie odpowiadającym A2
• Posiadanie kompetencji miękkich: orientacja na klienta/interesanta, współpraca, komunikacja, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Powyżej 1 roku doświadczenia zawodowego w zakresie obsługi klienta