Sekretarz

Warunki pracy

Budynek:

• 
  
• na zewnątrz: podjazd dla wózków inwalidzkich
  
• wewnątrz: winda, ograniczona możliwość poruszania się osób na wózkach inwalidzkich, brak toalet dostosowanych do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich  
  

Warunki dotyczące charakteru pracy:

• 
  
• praca administracyjno-biurowa
  
• obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
  
• obsługa urządzeń biurowych
  

Zakres zadań

• Zapewnia właściwe warunki pracy dyrektora Biura Dyrektora Generalnego (BDG) oraz jego zastępcy w tym: prowadzi kalendarz pracy i przedsięwzięć służbowych (umawianie, dokonywanie zmian terminów lub odwoływanie wcześniej zaplanowanych spotkań i wizyt), wykonuje połączenia telefoniczne, przyjmuje klientów wewnętrznych i zewnętrznych, organizuje odprawy, narady i spotkania, przygotowuje pomieszczenia, w których odbywają się odprawy, narady i inne spotkania oraz wyposaża uczestników ww. przedsięwzięć w niezbędne materiały w celu zapewnienia sprawnego przebiegu tych spotkań.
• Przyjmuje, ewidencjonuje, przekazuje oraz monitoruje korespondencję kierowaną do dyrektora i zastępcy dyrektora Biura Dyrektora Generalnego.
• Zapewnia właściwy stan pomieszczeń Biura Dyrektora Generalnego, w tym dba o estetykę, czystość, sprawność wyposażenia oraz utrzymanie komfortowych warunków pracy.
• Prowadzi i rozlicza dokumenty finansowe związane z realizacją wydatków okolicznościowych i reprezentacyjnych dyrektora i jego zastępcy oraz dokonuje zakupów na te cele w ramach przydzielonego limitu środków finansowych.
• Przygotowuje polecenia wyjazdów służbowych oraz rozlicza delegacje służbowe dyrektora i zastępcy dyrektora oraz personelu Biura.
• Prowadzi bazę informacji dotyczącą urzędów, firm, instytucji (krajowych i zagranicznych).

Wymagania niezbędne

• Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• Znajomość decyzji Ministra Obrony Narodowej w sprawie wprowadzenia do stosowania „Instrukcji kancelaryjnej w Ministerstwie Obrony Narodowej” oraz „Jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Obrony Narodowej”
• Znajomość rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
• Znajomość ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Znajomość regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Obrony Narodowej
• Znajomość protokołu dyplomatycznego i zasad savoir vivreu
• Znajomość struktury organizacyjnej MON
• Umiejętność: organizacja pracy własnej
• Umiejętność: współpraca z innymi
• Umiejętność: orientacja na klienta
• Umiejętność: komunikacja, w tym komunikacja pisemna
• Umiejętność: radzenie sobie ze stresem
• Spełnienie wymogu określonego w ustawie o służbie cywilnej dotyczącego zakazu zatrudniania w służbie cywilnej osoby, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - osoba wybrana do zatrudnienia, jeśli urodziła się przed dniem 1 sierpnia 1972 r., będzie musiała złożyć Oświadczenie lustracyjne
• Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą POUFNE lub wyrażanie zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu uzyskania takiego poświadczenia, zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe